ホワイトボードに議事録

私が行っている企業サポート研修では、ファシリテーションを行う場合に、ホワイトボードを使います。

と言っても、私が書くのではなく、従業員の方に書いてもらっています。

ベースになっているのは、前職で家内ミーティングを行っていた時の方法です。
ごく当たり前のことだと思っていましたが、知らない方もいらっしゃるので書いてみます。

 

ファシリテーションでは、司会と書記を別にという事が進められていますが、書記というのをホワイトボード係または、司会の方にお願いしてます。

書くことは、左上から、プロジェクト名、日時、出席者　を書きます。

次に、今日話すテーマ　と　そのテーマの終了時間を書きます。

例えば
１．　部品を納期に間に合わせる方法　18:00～18:20
２．　部品の不具合の田院について　　18:20～18:50
3．　最近目立つ部品の整理整頓について　18:50～19：10
４．　今日のまとめ　　　　　　　　　19:10~19:20

みたいな感じです。

終了の時間をそれぞれ書いておくと、だらだらした話にならず、参加者が集中して話をする事が出来ます。
また、事前に話すテーマを決めておくことで、効率よく話が出来ます。

各テーマごとに、ホワイトボードに内容を書いて（絵や図なども書き込みます）行きます。

最後に、ホワイトボードの右上に次回の開催日時を記入します。

ホワイトボードをスマホで撮って、参加者に配ります。

議事録を書いて送るより、わかりやすくて、思い出しやすいのでこの方法をとっています

こんな感じで、前職の打ち合わせを行っていました。

 

今回の企業サポートでも、同様のまとめ方を行っています。

サポートの会議前の振り返りにも使えて、便利です。

 

簡単な方法ですが、効率が上がり、参加者には理解しやすいです。

 

これからもこの方法で進めて行きたいと思っています。
単純なことですが、試してみてください。